Hopp til hovedinnhold
Hopp til søkeboks
Hopp over båndkommandoer
Logg på

Regnskap og revisjon

Espen Kraft Endret:23.12.2015 07:41

Regnskapsplikt

Hvilke virksomheter som er underlagt regnskapsplikt er definert i § 1-2 første ledd i lov av 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. (regnskapsloven).
Regnskapspliktige er for eksempel:

  • aksjeselskaper,
  • allmennaksjeselskaper,
  • selskap som definert i selskapsloven § 1-2 første ledd bokstav a, se imidlertid unntak fra regnskapslikten nedenfor,
  • samvirkeforetak og økonomiske foreninger med salgsinntekter over to millioner kroner,
  • boligbyggelag, borettslag og eierseksjonsameier nevnt i eierseksjonsloven § 44 annet ledd
  • andre foreninger som har eiendeler med verdi over 20 millioner kroner eller et gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 20 årsverk,
  • stiftelser
  • enkeltpersonforetak som samlet har eiendeler med verdi over 20 millioner kroner eller et gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 20 årsverk.
Begrenset regnskapsplikt
For foretak som i utgangspunktet er underlagt full regnskapsplikt etter regnskapsloven § 1-2 første ledd er det innført en differensiering på grunnlag av størrelse, jf. regnskapsloven § 1-5 om store foretak og § 1-6 om små foretak. For foretak som oppfyller vilkårene for små foretak er regnskapsplikten begrenset på enkelte områder.
Som små foretak regnes regnskapspliktige som ikke faller inn under § 1-5 og som etter de to siste årsregnskap (balansedagen) ikke overskrider grensene for to av følgende tre vilkår:
1. salgsinntekt: 70 millioner kroner,
2. balansesum: 35 millioner kroner,
3. gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret: 50 årsverk.
 
Det gjelder spesielle regler når et foretak inngår i konsern.
 
Unntak fra regnskapsplikten
Enkelte foretak er unntatt fra årsregnskapsplikten. Dette gjelder for eksempel:
  • Mindre enkeltpersonforetak (se regnskapspliktige ovenfor)
  • Mindre samvirkeforetak (se regnskapspliktige ovenfor)
  • Foretak som omfattes av selskapsloven § 1-2 første ledd bokstav a er unntatt fra regnskapsplikt (plikt til å føre årsregnskap) dersom
    • det er et interkommunalt selskap eller 
    • salgsinntektene uten merverdiavgift er mindre enn fem millioner kroner og selskapet har gjennomsnittlig færre enn fem ansatte dersom antallet deltakere ikke overstiger fem og ingen av deltakerne er en juridisk person med begrenset ansvar. Unntaket gjelder ikke for partrederi.
Bokføringsregler
Den som selv har - eller kan pålegges - oppgaveplikt etter ligningsloven kapittel 6 skal innrette sin bokføring slik at oppgavene kan gis og kontrolleres, jf. ligningsloven § 6-1 nr. 1.

Enhver som er regnskapspliktig etter lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. (regnskapsloven), eller som har plikt til å levere næringsoppgave etter ligningsloven eller omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven, har bokføringsplikt etter lov 19. november 2004 nr. 73 om bokføring (bokføringsloven), jf. bokføringsloven § 2 Det er gitt utfyllende bestemmelser til bokføringsloven i forskrift 1. desember 2004 nr. 1558 om bokføring (bokføringsforskriften).

Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med de grunnleggende prinsipper nevnt i bokføringsloven § 4. Etter lovens § 4 første ledd nr. 1, jf. § 6, skal det foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas.

Det følger av hovedregelen i bokføringsloven § 7 at den bokføringspliktige skal bokføre alle opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering i henhold til lovens § 3 og § 5. Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, jf. lovens § 7 andre ledd.
 
Spesifikasjonskrav
Bokføringsloven § 5 Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
For hver periode med pliktig regnskapsrapportering skal det utarbeides:
  • bokføringsspesifikasjon, 
  • kontospesifikasjon, 
  • kundespesifikasjon, 
  • leverandørspesifikasjon, 
  • spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet, 
  • spesifikasjon av salg til eiere og deltakere, 
  • spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte, 
  • spesifikasjon av merverdiavgift, 
  • spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser.
Departementet gir i forskrift nærmere regler om innholdet i spesifikasjoner.

Bokføringsforskriften § 3-1 Lovbestemte spesifikasjoner
Spesifikasjoner som nevnt i bokføringsloven § 5 skal inneholde:

(...)
5. Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet. Alle uttak av eiendeler og tjenester spesifisert pr. eier, deltaker eller på egen virksomhet i ordnet rekkefølge til virkelig verdi med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning.
6. Spesifikasjon av salg til eiere og deltakere i foretak med færre enn 10 eiere eller deltakere. Alle salg av varer og tjenester spesifisert pr. eier eller deltaker i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning. Dette gjelder selv om eiere eller deltakere opptrer som forbrukere.
7. Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte. Alle salg av varer og tjenester til ledende ansatte spesifisert pr. ansatt i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning. Dette gjelder selv om den ledende ansatte opptrer som forbruker.
8. Spesifikasjon av merverdiavgift. Utgående og inngående merverdiavgift og grunnlaget for beregning av avgiften spesifisert pr. periode etter kontoene i regnskapssystemet. Spesifikasjonen skal også vise avgiftsfri omsetning og uttak samt omsetning og uttak som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven kapittel 4. Utgående avgift skal også kunne spesifiseres pr. transaksjon.
9. Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser. Lønnsoppgavepliktige ytelser spesifisert pr. periode etter kontoene i regnskapssystemet. Arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser skal dessuten kunne gjengis samlet, pr. avgiftssats og kommune.
(...)

Det følger av kommentarene i "NOU 2002:20 Ny bokføringslov punkt 6.4.4 Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser" at den bokføringspliktige fritt kan velge om det skal benyttes rene kontoer eller om spesifikasjonen skal skje ved hjelp av regnskapssystemets øvrige koder. I sistnevnte tilfelle må arbeidsgiveren kunne spesifisere hvilke beløp innenfor hver konto som er oppgavepliktig/arbeidsgiveravgiftspliktig.
 
Dokumentasjonskrav
Bokføringsloven § 10 Dokumentasjon av bokførte opplysninger
Bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter.

Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake
til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Dokumentasjonen skal være systematisert på en måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig.

Departementet kan i forskrift fastsette krav til dokumentasjonens format.

Bokføringsforskriften § 5-6 Dokumentasjon av lønn mv.
Dokumentasjon av lønn og andre oppgavepliktige ytelser, samt forskuddstrekk og påleggstrekk, skal vise ytelsene pr. motpart. Dette gjelder også når det er gitt pålegg om trekk i en ytelse som ikke er gjenstand for forskuddstrekk. Følgende opplysninger skal fremgå av dokumentasjonen:
a. fødselsnummer
b. navn og stilling
c. skattekommune
d. tabellnummer og/eller den trekkprosent som står på skattekortet.

Dersom skattekortet ikke er levert, og opplysninger som skal fremgå av skattekortet ikke på annen måte er kommet til arbeidsgiverens kunnskap, skal arbeidsgivers dokumentasjon vise navn og nummer på den kommunen hvor mottakeren av ytelsen (motparten) oppgir at vedkommende var bosatt 1. november i året før trekkåret. Dersom mottaker av ytelsen (motparten) er utenlandsk og ikke var bosatt i Norge 1. november i året før trekkåret, skal dokumentasjonen vise hvilken kommune vedkommende bosatte seg i ved ankomsten til Norge.

Har arbeidsgiveren mottatt pålegg om trekk, i medhold av skattebetalingslovens kapittel VI, skal dokumentasjonen også inneholde opplysninger om:
a. hvem som har utferdiget pålegget
b. når pålegget er mottatt
c. det beløp som skal dekkes ved trekket
d. inntektsåret som pålegget om trekk gjelder
e. trekkprosenten eller det beløp som skal trekkes for hver utbetalingsperiode.

For hver periode med pliktig regnskapsrapportering av forskuddstrekk og påleggstrekk skal dokumentasjonen inneholde følgende opplysninger pr. motpart:
a. dato for utbetaling av ytelser og om mulig det tidsrom ytelsen knytter seg til
b. brutto ytelse, hvis aktuelt med angivelse av antall godtgjorte timer
c. eventuelt tillegg for naturalytelser som det skal foretas trekk i
d. fradrag for pensjonsinnskudd, bidragstrekk og trekkfri fagforeningskontingent
e. trekkgrunnlaget
f. størrelsen av det foretatte forskuddstrekk og påleggstrekk.

For ansatte som helt eller delvis godtgjøres basert på antall arbeidede timer, skal i tillegg følgende opplysninger være dokumentert pr. motpart:
a. dato for utført arbeid
b. antall timer den aktuelle dato
c. sum timer for den aktuelle perioden
Dokumentasjon av lønn mv. skal utstedes senest på det tidspunkt det er anledning til å få de aktuelle ytelsene utbetalt.

Det skal foreligge en lettfattelig beskrivelse av lønnssystemets oppbygging og funksjoner.

Bokføringsforskriften § 5-9 Reise- og oppholdsutgifter
Det skal fremgå av dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på. Dokumentasjonen skal også være i samsvar med aktuelle regler i forskrift
14. oktober 1976 nr. 9830 om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelser.

Bokføringsforskriften § 5-10 Bevertningsutgifter mv.
Dokumentasjon av bevertningsutgifter skal angi formålet og hvem bevertningen omfatter.

Nærings-/bransjeregler
Det er gitt tilleggsbestemmelser og særlige regler for enkelte næringer og bransjer i bokføringsforskriftens kapittel 8. Dette gjelder bl.a. bygge- og anleggsvirksomhet (§ 8-1), taxinæring (§ 8-2), hårpleie, frisørvirksomhet og skjønnhetspleie (§ 8-3) og serveringssteder (§ 8-5).

Legg merke til at det for alle andre tjenesteytende virksomheter enn de som er nevnt i §§ 8-1 - 8-3 er innført følgende bestemmelser i § 8-4:

Bokføringsforskriften § 8-4-1 Dokumentasjon av medgått tid
Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk skal for hver eier og ansatt dokumentere utførte timer. Timene skal spesifiseres pr. dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder/oppdrag. Bestemmelsene gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fast pris.

Bestemmelsene i første ledd gjelder ikke eiere og ansatte som kun utfører interne administrative oppgaver.

Bokføringsforskriften § 8-4-2 Timebestillinger
Bokføringspliktige som utfører tjenester etter timebestilling skal dokumentere timebestillinger. Dokumentasjonen skal omfatte tidspunkt for utførelsen av tjenesten og kundens navn. Det skal fremgå av dokumentasjonen hvilke timer som ikke er gjennomført. Dersom en avbestilt time erstattes av en ny bestilling, skal den nye bestillingen fremgå av dokumentasjonen og den tidligere bestillingen kan fjernes. 
 
Oppbevaringskrav
Bokføringsloven § 13 Oppbevaring, jf. bokføringsforskriften kapittel 7
Som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale regnes:
  1. årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning, 
  2. spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i lovens § 5, 
  3. dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av regnskapssystemet mv. og dokumentasjon av balansen, 
  4. nummererte brev fra revisor, 
  5. avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning, 
  6. korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning, 
  7. utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet, 
  8. prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift.
Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 1 til 4 skal oppbevares i Norge i ti år etter regnskapsårets slutt. Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 5 til 8 skal oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt.

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll.

Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.

Departementet kan i forskrift eller ved enkeltvedtak gjøre unntak fra bestemmelsene i annet ledd om oppbevaringssted, oppbevaringstid og elektronisk tilgjengelighet.

Om elektronisk signatur (reiseregning)

Det er ved utstedelse av en reiseregning et krav om at denne blant annet skal inneholde arbeidstakerens underskrift, jf. forskrift 14.10.1976 nr. 9830 om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelser § 3 annet og sjette ledd.

Skattedirektoratet har i brev av 8. juli 2004 vurdert hvorvidt elektronisk signatur på reiseregninger kan godtas. Hovedinnholdet i brevet er som følger:

Forskriften av 14. oktober 1976 utelukker ikke elektroniske løsninger. Det må imidlertid stilles relativt strenge krav for å sikre at hensynene bak kravet til underskrift opprettholdes.
Det fremgår av lov 15. juni 2001 nr. 81 om elektronisk signatur § 6 første punktum at kvalifiserte signaturer alltid vil fylle et formkrav om underskrift, forutsatt at disposisjonen kan gjennomføres elektronisk. Andre elektroniske signaturer kan oppfylle slike krav, jf. § 6 annet punktum. Et sentralt element i vurderingen av om en disposisjon kan gjennomføres elektronisk, vil være om hensynene bak underskriftskravet i så fall blir ivaretatt.

Generelt skal underskrift dekke følgende funksjoner: Autentisering, integritets- og bevissikring, seremoniell/varslingsfunksjon og tradisjon. En elektronisk løsning må gi tilfredsstillende sikkerhet for at utsteder er korrekt angitt (identitetskontroll, signaturkrav) og at reiseregningen ikke er endret etter utstedelse (integritetskrav). Hvilke krav som skal settes for å likestille håndskrevet underskrift med en elektronisk løsning vil bero på en konkret vurdering, der man blant annet ser på risikoen for sikkerhetsbrudd.

Ett av formålene med regelverket er å kunne knytte ansvar for reiseregningen til en bestemt fysisk person. Løsningen må tilby sikker lagring av hvem som har attestert reiseregningen. Det må også være en tilfredsstillende sikring mot at uvedkommende signerer. Ulike mekanismer kan her være aktuelle for å styrke autentiseringen (tokomponents autentisering, for eksempel noe en kan og noe en har, - passordkvalitet, utleveringsrutiner). Dessuten vil krav om tidsmessig nærhet mellom signering og autentisering styrke tilliten til løsningen.

Arbeidsgiveren må vurdere om en elektronisk signatur oppfyller kravene som er satt til dette, jf. ovenfor.

Bokføringspålegg
Skattekontoret har adgang til å gi bokføringspålegg og ilegge betinget tvangsmulkt når det avdekkes overtredelse av regler gitt i eller i medhold av bokføringsloven.

Bokføringspliktige som ikke følger reglene i bokføringsloven med forskrifter, kan gis et pålegg om å innrette bokføringen, spesifikasjonen, dokumentasjonen og oppbevaring av regnskapsopplysninger i samsvar med regelverket. Det skal i bokføringspålegget fastsettes en frist for utbedring på minimum fire uker og maksimum ett år. Hvis vedkommende ikke retter seg etter bokføringspålegget innen den fastsatte fristen, kan det ilegges en daglig løpende tvangsmulkt. Mulkten løper frem til bokføringen er rettet i samsvar med pålegget.
 
Regnskapsførere
Etter lov av 18. juni 1993 nr. 109 om autorisasjon av regnskapsførere skal enhver som i næring påtar seg å føre regnskap for andre være autorisert av Finanstilsynet (tidligere Kredittilsynet). For nærmere informasjon ta kontakt med
 
Finanstilsynet
Postboks 1187 Sentrum
0107 OSLO
Besøksadresse: Revierstredet 3
Telefon 22 93 98 00
Telefaks 22 63 02 26
E-post: post@finanstilsynet.no
 
Revisjonsplikt
Alle som har regnskapsplikt etter regnskapsloven § 1-2 første ledd har i utgangspunktet revisjonsplikt etter lov av 15. januar 1999 nr. 2 om revisjon og revisorer (revisorloven).
 
Unntak fra revisjonsplikten
Revisjonsplikten inntrer ikke dersom driftsinntektene av den samlede virksomhet er mindre enn fem millioner kroner. Grensen på fem millioner er knyttet direkte til salgsinntektene etter oppstillingsplanen i regnskapsloven § 6-1 og tilsvarer alle salgsinntektene til virksomheten uten merverdiavgift. Unntaket gjelder ikke for alle virksomheter, jf. revisorloven § 1-2, andre ledd. Blant annet er aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper revisjonspliktige uavhengig av driftsinntektenes størrelse.
For regnskapspliktige som omfattes av selskapsloven gjelder unntaket for revisjonsplikt bare dersom antallet deltakere ikke overstiger fem. Unntaket gjelder heller ikke for kommandittselskap hvor komplementaren er en juridisk person med begrenset ansvar (allmennaksjeselskap, aksjeselskap). For fullstendig oversikt se revisorloven § 1-2.
Opprettet: 25.11.2010 13:31

Halden kommune - Postboks 150, 1751 Halden - Storgata 8, 1771 Halden - Telefon 69 17 45 00 - Telefax 69 18 00 58
Org. nr.: 959159092  Ansvarlig redaktør: Karine Engebretsen -
postmottak@halden.kommune.no

Vihar