Halden kommune tar stadig i bruk ny teknologi for å jobbe smartere, mer effektivt og å spare penger. 

Fram til desember 2024 ble en del manuelt arbeid i arkivet i dokumentsenteret utført av mennesker. Nå utføres disse oppgavene av kunstig intelligens.

Store gevinster

Målet med å ta i bruk kunstig intelligens til å håndtere en del dokumenter, kall det gjerne en robot, var å effektivisere dokumenthåndteringen og å redusere manuell innsats.

Prosjektansvarlig Therese Nilsen ved Dokumentsenteret forteller at siden oppstart i desember 2024 og fram til nå har roboten sjekket ut 9.789 journalposter og sjekket 19.112 dokumenter.

- Den utfører arbeid tilsvarende 1,5 årsverk, har høy nøyaktighet, lite feil og frigjør tid til andre viktige oppgaver. Roboten har langt på vei erstattet to årsverk ved naturlig avgang i Enhet Dokument- og servicesenter i kommunen, forklarer Øyvind Grandahl, leder for digitalisering, IT, kommunikasjon og utvikling i Halden kommune.

- Vi har omstrukturert slik at Advije Kajtazi nå er leder for både Dokument- og servicesenteret i kommunen. Vi hadde nok ikke kunnet gjøre disse endringene og redusere med to årsverk uten å ta i bruk robotisert prosessautomatisering (RPA). Det frigjør også ressurser slik at ansatte kan bruke sin menneskelige intelligens på andre og mer komplekse oppgaver, sier Grandahl.

God endringsledelse gjennom grundig forarbeid, planlegging, involvering av ansatte og godt samarbeid med leverandør har vært avgjørende for de gode resultatene.

Ser etter nye automatiseringsmuligheter

Her er oppgavene som roboten behandler i dag:

• Kontrollering av dokumenter som ikke er hjemlet av arkivet/saksbehandler
• Kontroll av saker
• Avslutning av saker
• Automatisk overføring av innsynskrav
• Journalføring av inngående og utgående brev
• Journalføring av interne notater

- Maskinen jobber hver eneste dag. Vi ser at resultatene er gode. Nå er det aktuelt å se på om vi kan få den til å utføre ytterligere noen oppgaver, sier Advije Kajtazi, leder i dokument- og servicesenteret.

Therese Nilsen i dokument- og servicesenteret er godt fornøyd med sin «kunstige kollega».

- Den er veldig pålitelig og god. Vi har et veldig bra samarbeid med leverandøren Sikri. Sammen har vi utviklet og tilpasset vår løsning ut fra våre behov. Her må vi fortsette å jobbe godt sammen for å stadig endre og forbedre, sier hun. 

Therese Nilsen Nikolai Ebeltoft